Kassavirranhallintaa

Aloitetaanpa siitä helpoimmasta eli kassavirtalaskelmaa suosittelen pitämään vain silloin kun yrityksellä on kassakriisi tai riski joutua siihen. Jos yrityksellä menee hyvin, niin en pidä tarpeellisena ylläpitää kassavirtalaskelmaa, koska se on oikeasti työlästä ja tarkkaa puuhaa.

Milloin sitten on kassakriisi? Kun yrityksen tilillä näkyvät eurot uhkaavat loppua ennenkuin kaikki laskut on maksettu. Tämä voi johtua esimerkiksi suuresta investoinnista tai heikosta kannattavuudesta. Kassakriisi ei kuitenkaan aina ole merkki heikosti kannattavasta yrityksestä vaan se voi johtua esimerkiksi tulojen ja menojen osumisesta huonosti yhteen eli voit joutua maksamaan laskuja ennenkuin olet saanut omia saataviasi. Jos kuitenkin kassakriisi johtuu heikosta kannattavuudesta, niin pelkkä kassavirtalaskelma ei yritystä pelasta vaan on tehtävä muita toimia. Tämä kirjoitus keskittyy kuitenkin kassavirtalaskelmaan.

Kassavirtalaskelma tehdään yleensä viikkotasoisena. Siinä otetaan excel, jossa sarakkeet on viikkoja ja rivit jaetaan ensiksi tuloriveihin ja toiseksi menoriveihin. Tulopuolelle arvioidaan ne viikot, jolloin rahaa tulee myyntilaskuista. Menopuolelle taas ostolaskujen summat. Voit käyttää tähän kirjanpidon historiaa, josta löytyy tasaisesti löytyvät menot, mutta sinun tulee kuitenkin osata lisätä sinne myös muita tekemiäsi kuluja. Voit käyttää kassavirran riveinä esimerkiksi tuloslaskelman tilitasoista karttaa, mutta joskus se on liian tarkka, jolloin voit lyhentää sitä niputtamalla asioita yhteen. Tuloslaskelmaa ei kuitenkaan pidä sekoittaa suoraan kassavirtaan, sillä kassavirtalaskelmassa myös verot ovat kuluissa ja menoissa mukana. Jos tiedossasi ei ole tarkkoja summia, niin tulot kannattaa arvioida aina vähän pessimistisesti ja kulut taas suuremmiksi, jolloin liian optimistinen arvio ei pääse yllättämään.

Kassavirtalaskelman tulojen ja menojen alle on hyvä tehdä erillinen verolaskelma, jonne keräät maksettavat ja palautuvat arvonlisäverot sekä mahdolliset muut verot. Jos käytössäsi on useita alv-verokantoja, niin laske jokaiselle verokannalle erikseen maksettavat ja palautuvat verot. Huomioi, että tulo- ja menorivit yllä eivät voi sisältää eri alv-verokantoja vaan ne pitää siellä erotella, jossa alv-osuuksien laskelminen on mahdollista. Sitten lasket samasta sarakkeesta paljon tulopuolella on kerätty arvonlisäveroa (positiivinen summa) ja paljon menopuolella on maksettu arvonlisäveroa (negatiivinen). Näiden yhteissumma on määrä, joka sinun pitää maksaa veroja tai jos luku on negatiivinen, niin saat sitä takaisin. Kun lasket veroja, niin huomioi, että arvonlisäverot maksetaan aina kuukauden 12. päivä ja lokakuussa maksetaan elokuun alvit.

Kassavirtalaskelman pohjalle lisätään viikon alkusaldo, eli paljonko tilillä on rahaa. Siihen lasketaan sitten kassavaikutus eli paljonko rahaa tulee sisään ja paljonko sitä lähtee. Jos menoja on enemmän kuin tuloja, niin viikon kassavirta on negatiivinen. Jos kassavirta on viikolla negatiivinen, niin viikon lopussa tiedetään olevan vähemmän rahaa kuin viikon alussa. Siksi laskelmassa on yhdellä viikolla kaksi summaa, toinen on saldo viikon alussa ja toinen on saldo viikon lopussa. Viikon loppusaldo on sitten seuraavan viikon alkusaldo.

Joskus kassavirtalaskelma voidaan tehdä myös kuukausitasoisena. Tämä on tarpeen silloin, jos yrityksellä on merkittäviä tuloja tai menoja, jotka osuvat tiettyihin kuukausiin. Päivätasoinen kassavirtalaskelma on harvoin tarpeellinen, sillä osto- ja myyntilaskuissa ei yleensä päivän heitto ole merkitsevä.

Kassavirtalaskelmassa tarkkuus on valttia. Mitä tarkemmin pystyt ennustamaan myynti- ja ostolaskut, sitä paremmin kassavirtalaskelma pitää paikkaansa. Kassavirtaa pitää myös päivittää ja nyrkkisääntö onkin, että viikkotasoista kassavirtalaskelmaa kannattaa päivittää maanantaisin, jolloin tiedetään alkusaldo ja voidaan laskea viikon loppusaldo. Kun teet kassavirtalaskelmaa muutaman viikon niin sinulle syntyy parempi käsitys rahaliikenteestä ja laskelma alkaa tarkentua.

Loppuun muutamia vinkkejä. Jos löydät ongelman kassavirtalaskelmassa esimerkiksi niin, että lainan lyhennys sattuu aina samalle viikolle kuin palkanmaksupäivä ja se vetää kassan tiukoille, niin voit pyrkiä neuvottelemaan lainanlyhennykselle uuden päivän tai on jopa pidetty muutosneuvottelut, joiden jälkeen palkanmaksupäivää on siirretty. Kassavirta kertoo myös, jos rahat ehtivät mennä miinukselle, jolloin voit neuvotella omistajien kanssa väliaikaisesta lainasta, pankin kanssa tililimiitistä, myyntilaskujen myynnistä tai vähintään kertoa ostolaskun lähettäjälle etukäteen maksun myöhästymisestä. Parempi aina kertoa maksun viivästymisestä etukäteen kuin odottaa ikävää soittoa yhteistyökumppanilta.

Jos tarvitse apua kassavirtalaskennan tekemisessä, ole yhteydessä.