Liiketoiminta alkaa excelissä

Näyttää siltä, että tämän kevään aiheissa päälimmäiseksi nousee alkava yritystoiminta. Olin kirjoittamassa juuri tekstiä kilpailija-analyysistä liiketoimintaa aloitettaessa kun mieleeni juolahti, että ehkä aiheesta pitäisi kirjoittaa ensin vähän yleisempi teksti. Pureudun markkinan ja kilpailijoiden analyysiin myöhemmin toisessa kirjoituksessa.

Koska otsikon pitää olla lyhyt ja ytimekäs, niin sitä pitää usein avata hieman. Liiketoiminta alkaa excelissä tarkoittaa, että kaikista tärkein liiketoiminnan aloittamiseen liittyvä toimenpide on lyödä lukuja exceliin. Koska olen tässä juuri suunnittelemassa uutta liiketoimintaa, niin aihe on hyvin ajankohtainen ja yritän tässä antaa mahdollisimman konkreettisia esimerkkejä.

Lisäksi löysin sattumalta Saarni GB:n suunnitteluvaiheen laskelmat yli 8 vuoden takaa. Tämä kirjoitus perustuu pääosin näihin vanhoihin laskelmiin, mutta otan lopussa vertailuun uuden laskelman jota parhaillaan työstän.

Saarni GB:n aloitus vuonna 2016

Löysin vuoden 2016 helmikuussa kirjoittamani liiketoimintasuunnitelman, joka tarvittiin Sonjan starttirahahakemukseen. Se noudattelee jotain geneeristä liiketoimintasuunnitelmapohjaa ja on yllättävän hyvä ollakseen vain tuota starttirahaa varten tehty. Siinä starttirahassa muuten kävi niin, että olivat sitä mieltä ettei yrityksellä ole menestymisedellytyksiä ja sanoivat, ettei ehkä kannattaisi aloittaa. Olin silloin ja olen nyt sitä mieltä, ettei siellä kyllä voi olla osaamista ottaa kantaa yritysten menestymismahdollisuuksiin tavalla tai toisella. Starttirahapäätös venyi ja venyi, jolloin me lopulta ilmoitimme, että yritys on nyt pakko perustaa, jotta voimme tehdä yrityksen nimissä sopimuksia. Yritystähän ei voi perustaa ennen starttirahan myöntämistä, koska se kuulemma olisi merkki siitä ettei starttirahaa tarvita ja yrityksellä olisi muutenkin mahdollisuus menestyä. Voin sinne päättäjille kertoa, ettei yritystä kyllä kannata perustaa jos ei usko sen menestymismahdollisuuksiin edes itse. Mutta ilmoitimme, että perustamme yrityksen kahden päivän kuluttua riippumatta siitä saavatko starttirahapäätöstä tehtyä vai eivät. Seuraavana päivänä tulikin sitten ilmoitus, että starttiraha on myönnetty.

Liiketoimintasuunnitelmassa oli aukikirjoitettuna ne ajatukset, joihin yrityksen perustaminen nojasi. Siellä on myös jonkin verran avattu erilaisia lukuja, mihin kannattavuuslaskelmat perustuivat. Tärkein dokumentti suunnittelun kannalta ei kuitenkaan ollut tuo liiketoimintasuunnitelma vaan excel, jonka olin kyhännyt koko yrityksen suunnittelua varten. Excelissä on kolme välilehteä: Myyntitulolaskelma, Kustannukset ja Alkupääoma. Tästä excelistä tarkemmin seuraavaksi.

Myyntilaskelma

Excelin myyntitulolaskelma on mielenkiintoinen. Olin siihen koonnut taustaa kauppakeskus Myllyn asiakkaista, sillä ensimmäinen liike oli tarkoitus avata juuri Myllyyn. Taustatiedot oli saatu jostain Myllyn vuokraesitteestä ja muista julkisista lähteistä. Laskelmassa oli purettu hyvin tarkasti paljonko yksi liikeneliö myy, paljonko yksittäinen asiakas tuo rahaa yhdellä käynnillä, mikä on keskikuitti, paljonko oletuskohderyhmään kuuluvia henkilöitä käy kauppakeskuksessa, paljonko kohderyhmään kuuluvia henkilöitä on Varsinais-Suomessa. Sama luku, eli aloitettavan liiketoiminnan päivittäinen myynti oli laskettu useasta eri suunnasta, jotta virheen mahdollisuus olisi mahdollisimman pieni. Tämä myös mahdollisti loogisten virheiden löytämisen, eli jos onnistui toisella tavalla saamaan luvun, joka merkittävästi erosi muiden laskutapojen luvuista, niin jossain oli pakko olla looginen virhe tai väärä argumentti.

Tästä päivittäisestä myynnistä oli lisäksi kolme eri versiota: kannattavuusraja, paras mahdollinen sekä näiden kahden väliin osuva arvio. Kannattavuusrajan laskennassa käytettiin kululaskelmaa, jonka avaan seuraavassa kappaleessa. Nyt tekisin niin, että olisi kolme arvioita: huonoin, ok, ja paras. Vasta näiden laskemisen jälkeen laskisin mikä on kannattavuusraja ja minne väliin se näistä luvuista osuisi. Tämä ihan siitä syystä, että helposti tulee tehtyä arvioita joihin vaikuttaa se kannattavuusraja jos se on jo tiedossa.

Kannattavuuslaskelmasta otettu kuvakaappaus yhdestä tavasta laskea liikevaihto. Näitä oli siis useita erilaisia laskelmia.

Kululaskelma

Kulupuolelle oli laskettu sekä juoksevat kustannukset että alkuinvestointi. Juoksevissa kustannuksissa oli 13 riviä, joista suurimmat olivat vuokra ja työntekijäpalkat. Pienimmät olivat netti/puhelinliittymät, muut tarvikkeet jne. Mitä tarkemmin näitä pystyy arvioimaan sitä parempi ja tässä kannattaakin olla pessimistinen, sillä jos jotain kuluja unohtuu, niin laskelma alkaa nopeasti muuttumaan katastrofiksi. Kannattaa esimerkiksi laskea tarkasti paljon työntekijän tekemä tunti maksaa eli sisällyttää siihen sosiaalikulut, terveyspalvelut, sairaslomat, kesälomarahat jne. Tässä kannattaa käyttää kirjanpitäjää jos mahdollista ja lisäksi lyödä kuluihin vielä 10% varmuusvara päälle.

Kun kululaskelma on tehty ja tuhanteen kertaan tarkistettu tiedetään suurinpiirtein mitkä ovat yrityksen kuukausittaiset kulut. Seuraavaksi voidaan laskea mikä on kuukausittainen myynti, jolla saat kulut katettua. Jos oletetaan, että kulut ovat vaikka 1000 rahaa ja tiedät, että myyntikate on 50%, niin tarvitse 2000 rahan alvittoman myynnin, jotta kulut saadaan katettua eli rahaa menee saman verran kuin tulee sisään. Huomaa, että 2000 rahan myynti tarkoittaa 2480 rahan myyntiä kun siihen lisätään arvonlisävero. Tässä excelissä oli kaavat niin, että myyntikatetta saattoi vaihtaa ja nähdä miten tarvittava myynti muuttui. Ts. kun myyntikate pieneni niin myyntiä tarvitaan enemmän.

Jos myynti- ja kululaskelma osoittavat, että kulut ovat myyntiä suuremmat, niin liiketoimintaa ei kannata aloittaa. Toinen vaihtoehto on muokata myyntilaskelmaa paremmaksi, jotta myyntiä on enemmän kuin kuluja. Tällöin liiketoiminnan voi aloittaa ja mennä sitten konkurssiin kun rahat ovat loppuneet.

Investoinnit

Investoinnit ovat kuluja, jotka tehdään kertaluontoisesti.  Tein niistä oman yhteenvedon, jossa laskettiin yksinkertaisesti paljonko menee mihinkin rahaa. Näitä kohteita oli yhdeksän kappaletta, esim. kalusteet, valaistus, kassalaitteet, it-laitteet ja järjestelmät, vaihto-omaisuus (myyntivarasto), vuokratakuu, jne. Nämä oli siis laskettu kassavirtavaikutteisesti eli takuuvuokra oli siinä mukana, koska tuo raha piti tallettaa vuokranantajalle. Tähän kohtaan on hyvä muistaa lisätä käteinen raha, eli olisi kiva, että kun yrityksen toiminta lähtee käyntiin, niin yrityksen tilillä olisi nollaa suurempi summa rahaa.

Huomaa, että kaikki laskelmat kannattaa tehdä sisältäen arvonlisäverottomina ellei ole erityistä syytä tehdä niitä verollisina. Saat alvittoman summan jakamalla alvillisen summan 1,24:llä. Tästä laskutavasta on kummallista epäselvyyttä.

Alkupääoma

Laskelman yksinkertaisin välilehti on alkupääomalaskelma. Tuossa on vain kirjattu ylös miten liiketoiminnan alkupääoma on ajateltu kerättävän. Tässä liiketoiminnassa se oli hyvin yksinkertaisesti omista säästöistä ilman lainaa tai sijoittajaa. En suosittele tätä kuitenkaan suoraan kenellekään, sillä Finnverasta saa 80% takauksen pankkilainaan yritystoiminnan aloittamiseen. Tuo on kohtuullisen kallista lainaa, mutta 80% takaus vähentää huomattavasti stressiä jos ja kun liiketoiminnassa tulee synkkiä hetkiä. Toki tuo 20% takaus on yrittäjän vastuulla ja se voi tarkoittaa esimerkiksi oman kodin käyttämistä panttina. Liiketoiminta siis sisältää riskin ja sen tulee olla huomattava, jotta liiketoimintariski ei ole veronmaksajan kontolla.

Harjoitusta, harjoitusta...

Kun avasimme Myllyn liikkeen jälkeen Turun keskustaan ja Helsinkiin omat myymälät, niin näitä varten tehtiin täysin vastaavat laskelmat. Tähän laskentaan tuli harjoitusta ja kokemusta, koska omien laskelmien perusteella piti sitten myös mennä tekemään nuo liiketoiminnat. Tällä hetkellä teen taas aivan vastaavaa laskelmaa, vaikka emme olekaan Saarni - Gentlemen's Boutiquelle avaamassakaan uutta myymälään, mutta suunnitelmissa oleva liiketoiminta on hyvin samantyyppinen.

Tällä kertaa paino on paljon enemmän kilpailija-analyysissä kuin Myllyn laskelmissa tehdyissä asiakas- ja myyntipaikkaprofiloinnissa. Olen kirjoittanut tästä jo oman blogitekstin, joten pureksitaan tämä myöhemmin tarkemmin. Muutoin uusi laskelma vastaa hyvin pitkälle kuitenkin samanlaista logiikkaa kuin tuo vuoden 2016 laskelma. Tällä kertaa alkuinvestointi on yli 50% suurempi kuin vuonna 2016. Tämä ihan siitä syystä, että olen oppinut, että tehdääkseen myyntiä tulee olla myytävää, ts. alkuvaraston on oltava riittävän suuri. Tässä uudessa laskelmassa alkuvaraston koko on 2,5-kertainen tuohon vuoden 2016 version laskelmaan nähden.

Uudessa laskelmassa alkuinvestointi ja kululaskelma ovat lähes samanlaiset muutoin kuin vuonna 2016, mutta luvut ovat vain muuttuneet. Suurempi eroavaisuus on myyntilaskelmassa, jossa olen nyt tehnyt kuukausittaisen myyntibudjetin, joka sisältää sekä kivijalkaliikkeen myynnit että verkkokaupan myynnit. Tämä sen takia, että tässä liiketoiminnassa eri kvartaalien myynnit eroavat huomattavasti toisistaan ja tämä on hyvä huomioida, koska sillä on kassavirtavaikutus. Ts. kun myynnit ovat huonoja, niin kassaa kulutetaan enemmän ja pitää varmistaa, ettei kassa mene miinukselle. Tähän voi laskea silloin myös kassavirran, josta voi päätellä paljonko missäkin kuussa rahaa on tilillä suurinpiirtein. Tämä voi olla tarpeen erityisesti jos lähdetään niukalla käteisvarabudjetilla liikkeelle. Tämän näkee kuitenkin myyntibudjetista nopeasti siten, että vertaa jokaisen kuukauden myyntiä kululaskelmaan ja kun huomioi kateprosentin, niin näkee paljonko rahaa häviää enemmän kassasta kuin tulee. Jos tuo luku kumuloituu lähelle varattua käteiskassaa, niin pitää varmistua, että hyvät kuukaudet ovat olleet ennen huonoja tai käteisvaroja tulee olla aloituksessa enemmän.

Myyntilaskelmaan lisäsin myös varastonarvon muutoksen, jollaista ei vuoden 2016 laskelmassa ollut. Varastonarvonmuutos voidaan laskea kun tiedetään myynti ja myyntikate. Tästä voidaan laskea paljonko varastosta myydään tavaraa ulos joka kuukausi. Mitä alemmas varaston arvo putoaa, sitä vaikeampi siitä on saada myyntiä, joten pitää muistaa tankata varastoa riittävän usein. Taas pitää muistaa katsoa kassatilannetta, koska varastoa tankatessa kassassa olevaa rahaa siirretään varastoon myytäviksi tavaroiksi. Tällainen laskelma on siis avuksi siinä, että ymmärtää kuinka usein on tehtävä ostoja saadakseen varaston arvon pysymään riittävällä tasolla. Liiketoiminnasta riippuen varastoa voidaan täydentää enemmän jatkuvasti tai kausittain, joten tämä laskelma on jälkimmäisessä liiketoiminnassa erittäin tärkeä huomioitava. Varastonhallinnasta pitäisi kirjoittaa varmaan oma juttunsa, mutta sitä on sivuttu tässä aikaisemmassa kirjoituksessa.

Lopuksi

Vaikka suunnitelmat tekisi exceliin kuinka hyvin, niin valitettava fakta on, että ne eivät koskaan toteudu kuten alunperin suunnitteli. Ne kuitenkin auttavat todella paljon pääsemään liikkeelle ja muistamaan monia asioita, jotka pitää ottaa huomioon. Yhtään ainoaa liiketoimintaa ei tulisi laittaa pystyyn ilman, että vähintään tässä kuvattu excel-laskelma on tehty. Anna se myös osaaville ihmisille luettavaksi, jotta he voisivat kommentoida ja löytää selkeitä virheitä. Ota kommentit avosylin vastaan, sillä epäonnistunut liiketoiminta maksaa sinulle enemmän kuin nöyrä kuuntelu.

Nyt kun katson noita Saarnin laskelma vuodelta 2016 niin voin kertoa niistä mitä niiden kanssa oikeasti lopulta kävi. Suurin virhe laskelmissa oli myyntikateprosentti, joka oli arvioitu liian alhaiseksi. Tämä taas johtui siitä, että käytin samaa myyntikatetta kuin mikä oli ystäväni toisessa vähittäismyyntiliiketoiminnassa. Käytimme tätä myyntikatetta aluksi kunnes huomasimme, että hintoja voidaan korjata myyntien laskematta.

Alkuinvestoinnit olivat lopulta väärin balansoitu. Olin laskenut kaikenlaiseen turhaan rahankäyttöä kun olisi pitänyt laittaa enemmän rahaa myyntivarastoon. Vain noin kolmasosa alkuinvestoinneista oli myyntivarastossa, vaikka siihen olisi kannattanut laittaa 2/3-osaa. Tämä kuitenkin saatiin korjattua nopeasti jo aloitusvaiheessa, sillä moneen muuhun budjetoituja kuluja ei syntynytkään ja tuo säästetty raha saatiin laitettua varaston kasvattamiseen.

Arvioitu kululaskelma piti hämmästyttävän hyvin paikkaansa kuin myös myyntilaskelma. Myyntilaskelma kuitenkin perustui ajatukseen, että asiakas olisi ylemmän desiilin tuloluokkaan kuuluva kuluttaja, mutta onneksi totesimme nopeasti, että asiakkaita on ihan laidasta laitaan melkein kaikista tuloluokista. Koska kateprosenttia korjattiin ylöspäin, niin samoilla luvuilla tehdyt laskelmat johtivat hyvään liiketoiminnan tulokseen ja ensimmäinen tilikausi oli lähes 20k€ voitollinen. Tuo raha laitettiin varaston kasvattamiseen, mikä taas paransi seuraavan tilikauden myyntejä merkittävästi.

Ps. Voit kommentoida alla tätä tekstiä nimellä. Lisäsin sivun alle myös uuden mahdollisuuden jättää täysin anonyymiä palautetta, jota ei julkaista. Jos nämä jutut kiinnostavat, niin voit tilata sivun alareunasta uutiskirjeen, niin saat meilin aina kun uusi juttu on julkaistu.